重申酒店物资采购程序的规定

内 部 文 函

MEMO

致/TO 总经理

由/FROM 财务部、采购部

事宜/RE 关于酒店物资采购的相关规定

日期/DATE 2008年11月13日

编号/NO FD20081113024

抄送/C/C 各部门

为了进一步规范酒店物资采购程序，加强采购监督，降低成本费用支出，便于酒店的财务管理和经济核算，明确责任，使其更规范化、程序化，现将酒店物资采购程序的相关规定如下：

一、物资申购程序

1、酒店所有物资采购必须遵循“先申购，后询价，再审批，后采购”的原则，由使用部门填写申购单，申购单由部门经理签字确认后交财务部成本部，成本部确认所购物资是否有库存及上次采购价格，成本部主管签字后，转采购部询价，经采购部经理签字确认，使用部门进行价格确认后报财务经理、总监审批，后经总经理批准后由采购部购进。办公用品、香烟、酒水、日常维修材料等部门常用物资每月末由各部门提报使用计划（明确品名、规格、品牌、数量），中心仓库根据各部门使用计划填写申购单，统一备货。

2、食品类、蔬菜、肉食、禽蛋、海鲜等属每日市场采购范围，由厨房填写每日市场采购单，经厨师长签字后报采购部，采购部按每周市场定价填写单价后提报给供货商，供货商于次日早8：00前将采购物资送收货部。

3、紧急市场采购是指部门急用，需紧急采购的物品，经使用部门经理签字后采购部询价，反馈部门确认价格后报财务经理、总监审核后，报总经理批准后采购。因突发状况而急需购进的物品可电话请示，事后补单。

4、中心仓库提报补仓计划以月度使用数量为限，月度使用数量较大的物资可在申购单注明分批购进。

5、每月计划的采购项目属批量采购的，采购员接单后须在三日内报价，属计划外或零星追加采购的，其单价超过二百元的须在两天内报价。

6、申购单审批流程：申购部门确认一天、财务审核一天、总经理签批一天，紧急采购单一至二天内签批。申购单如出现问题及时通知、及时解决。

二、询价程序

1、每日市场采购物资由采购部、餐饮部及财务部进行询价，为保证价格准确性，三方独立询价，并出具询价物资价格表。保证每周采购物资的合理性和制度的可行性。