国际货代操作流程

货代操作工作流程

一、订舱

1.客户向我司订舱的;

2.客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此;

①托运人/发货人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起运港 ④目的港/中转港 ⑤货名 ⑥柜型、柜量 ⑦运价 ⑧托运人的签字、盖章;

3.客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号;

4.订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆;

5.订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：

①新建委托，输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量;

②工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头;

③输入费用明细 - 主要是应收费用;

④订舱确认，输入订舱号。输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。

6.操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：

①托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人;

②费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;

③需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领

导确认);

④客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认;

⑤订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;

⑥客服人员应在台帐上相应位置签字。

7.客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。

二、拖车、报关

1.出书面申请，公司批准后方能安排;

2.安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点;

3.安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等;

4.应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排;

5.委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂;

6.客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担;

7.一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，