秘书工作与职能环境研究_许贻斌

秘书工作与职能环境研究

许贻斌

（黑龙江省鸡西大学文法系，黑龙江鸡西１５８１００）

摘要：在信息社会里，管理工作日趋复杂，秘书作为一种社会角色，处于组织的枢纽位置上，其特定的职能，规定了其特定的地位和作用：服务组织领导，沟通上下，联系左右，通过相对独立的协调活动，发挥中介纽带作用。秘书人员在这种特殊的工作环境中，其职能环境对秘书工作具有重要的影响。研究秘书工作与职能环境的关系，正确认识职能环境对秘书工作的影响，是调适和优化职能环境的前提。仅从职能环境对秘书工作的作用以及如何调适和优化秘书职能环境两大方面加以阐述：

关键词：秘书工作；职能环境；优化；作用秘书工作是在特定的职能环境中运作的，职能环境对秘书工作具有重要的影响。研究秘书工作与职能环境的关系，正确认识职能环境对秘书工作的影响，是调适和优化职能环境的前提。仅从职能环境对秘书工作的作用以及如何调适和优化秘书职能环境两大方面加以阐述：

１秘书职能环境对秘书工作的作用

１．１秘书职能环境规定了秘书工作的对象、内容与运作方式。１．１．１从行业系统来看，工、农、商、政、科学、教育、文化等不同行业环境，分别规定了其秘书工作的辅助对象、辅助内容及运作方

能力、素质也有不同的规式，对秘书人员的知识、

定和要求。尽管不同行业的秘书工作有诸多共性，但不同行业环境对秘书工作的特殊规定性，各行业秘书都必须适应和遵从。１．１．２从组织层次来看，不同层次的领导机关环境对秘书工作的运作方式也有不同的要求。如在信息处理方面，高层领导机关、中层领导机关和基层领导机关对所需信息的广度、深度、综合度及信息渠道、网络构架等方面的要求，均有所不同：参谋辅助方面，不同层次的领导机关决策涉及面、决策的重点不同，对秘书参谋辅助的要求也有所不同：事务服

规务方面，不同层次的领导机关有不同的规格、

模要求，不同的分工体系，秘书机构也有不同的分工状况。１．１．３从秘书岗位来看，秘书机构负责人、领导人的秘书、秘书处工作人员、文书处工作人员、会务处工作人员、机要秘书、值班秘书、政治秘书、行政秘书等，均有不同的职责和不同的岗位环境：在不同的岗位环境中要与不同的具体工作对象打交道，其工作着重点自然也不一样。

秘书职能环境对秘书工作的规定性，还体现为秘书工作提供必要的条件上。如不同的时代环境，不同的行业业务环境，不同层次的领导机关环境和不同的秘书工作岗位环境，对秘书提供了不同的发挥职能作用的空间。对秘书工作提供不同的人力、物力、财力等条件。

１．２秘书工作要适应职能环境的发展变化不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标。而且，职能环境又是发展变化的。因此，职能环境对秘书工作具有导向性。秘书工作要适应职能环境的需要，就必须遵从组织目标和领导工作目标，适应职能环境变化发展的趋势。要做到：１．２．１准确地把握宏观环境发展的大方向。在政治上遵循国家大政方针、政策、法律规范；在工作上忠实地为实现组织目标和领导工作目标服务；在行为上严格遵循组织规范。只有这样，才能在思想和行为上遵从职能环境导向。１．２．２准确把握特定职能环境的业务运作方向。不同业务性质的组织有着不同的业务发展目标和业务范围，秘书工作必须与组织业务活动有机

地结合起来，了解本组织业务运行的状况、要素及其联系和关系，了解发展趋势，才能把握公务辅助的需要和要求，才能有效地开展秘书职能活动。１．２．３准确地把握职能环境提出具体工作发展方向。在不同的组织职能环境中，不同的时期、不同的阶段有着不同的要求和任务目标：领导对秘书的辅助和服务也有着不同的需要和要求。

１．３职能环境对秘书工作的促动性。人们从事社会工作的动力来自于社会环境和社会组织对其需要满足，来自社会各方面因素的影响。秘书职能环境集中地体现了社会各方面因素对秘书工作的影响，也能具体地满足秘书的需要。因此，职能环境对秘书工作具有促动性。具体体现在：１．３．１行政性促动。领导者以行政职权为依托，配合指导、激励等手段，向秘书下达任务，布置工作，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。秘书按照领导的指示和意图，圆满地完成了工作任务，就能实现自我价值，得到组织和领导的奖励和表扬，从而满足自己的物质和心理需要：若秘书不能按照领导和组织的需要完成任务，就会受到批评甚至某种惩罚。这种促动是直接的。１．３．２诱导性促动。在管理实践中，功利性引导是调动人的主观能动性的有效方法。未来发展远景、事业发展目标、具体任务目标及劳动成果分配方式、荣誉报偿、职务升迁等，将事业发展功利与个人发展功利结合起来。秘书职能就是秘书实现组织事业发展功利目标与个人发展功利目标的用武之地。因此，秘书职能环境能够产生强度不同的促动力。特别在组织内外具有强烈竞争和发展活力的职能环境中，对秘书的鞭策和促动力更大。这种促动虽然不是直接的命令和指示，但其影响力不可低估，对秘书需求、需要满足引起的

秘书在工作反映也十分敏感。１．３．３比较性促动。

实践中，接触各方面的人和事，职能环境中的发

工作贡献、物质展变化，各工作人员的工作绩效、

和荣誉的报偿，实现人生价值的状况，开拓进取的精神，无不影响着秘书的思想和行为。在比较中，处于先进地位的，自然不愿落后，继续努力：处于后进的，必然奋起追赶。秘书要有正确的价值和功利观，才能准确地选择比较的参照对象和尺度，在职能环境的促动下，在促进事业发展中发展自己，实现自己的人生价值。

１．４职能环境给秘书工作带来巨大的机遇和挑战。在高度发展、变化莫测的现代社会中，任何职能环境都是机遇与风险并存。在秘书职能环境中，组织运转中的机遇与风险，领导工作中的机遇与风险，与秘书工作中的机遇与风险紧密相关。具体来看，秘书参谋建议与领导决策面临的机遇与风险就是一体的。

秘书从客观环境的需要出发，提出科学可

行的建议方案，经领导按科学的决策程序进行论证、选择、采纳实施后，使事业得到长足发展。这就使领导和秘书工作都能取得良好的成效。若秘书对客观实践环境情况把握不全面，对发展趋势把握不准确，提出的参谋建议不具科学性或可行性，领导者若采纳实施后，就可能使组织遭受损失。领导者固然要承担决策失误的责任，秘书也会受到影响。如突发事件或危机的处理，风险性极大，但处理得当，应对及时、有效，就可能会化风险为机遇，在抗御和化解风险中求得发展；如果处理不当，应对不及时，就可能会受到不同程度的挫折和损失。

在秘书辅助领导处理突发事件或危机时，秘书辅助的有效程序对领导工作成效有不同程度的影响。若秘书受命单独处理或领导者未在现场，秘书必须应急独自处理时，秘书承担的风险

若处理更大，处理得当，秘书能展现其工作才能。

不当，造成了损失，则会负直接责任或部分责任。

２调适和优化秘书职能环境

２．１清除信任障碍。秘书人员要培养自己的敬业精神，加强职业道德修养，努力提高各有关方面的专业技能，使管理者对秘书人员有足够的

范信任度，并且认真分析产生信任障碍的原因、

围、程度等，有针对性地排除。如果是自己失误造成的信任障，必须诚恳的认错、道歉，必须是做到真诚，并以实际行动改正错误，以自己的真心真意和能力来赢取信任。如果是工作态度不好引起的信任障碍，必须在认识上深刻反思，行动上加强责任感，认真负责、周密可靠、一丝不苟地完成各项具体工作任务，以此改变管理者的看法。如果是误会产生的信任障碍，要加强沟通与交流，多作自我检查，争取在相互理解中取得信任。因为信赖往往能产生美好的境界。

２．２优化秘书的综合素质。作为秘书要不断学习新的东西，要善于观察。秘书要及时的优化，不断改进作风，跟上领导的脚步，提供综合服务与辅助的需要。才能在不断发展的社会中有效地开展其职能活动。

２．３建立和完善秘书职业标准。秘书贴近领导，处于从属地位，直接为领导工作服务，是领导的参谋和助手，也是领导联系上下左右各方和群众的桥梁、纽带。特殊的职能与地位决定了秘书

，人员必须具有刚柔兼备的良好心理素质。“刚”

即原则上坚定，性格上坚毅，意志上坚强，行动上果敢，待人处事刚直明快。“柔”则表现为方法的灵活，态度的谦慎，作风的民主，关系的和谐，待人处事稳健沉着。怎样做到刚柔适度呢？总地来“刚”与“柔”，存在于心，用乎于妙，属于心理说，

品质，关乎思想修养，不是一般的机械操作所能

（下转５１页）掌握的，而是一门微妙高深的