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机关公文及常用文种写作规范和技巧

机关公文及常用文种写作规范和技巧

机关公文及常用文种写作规范和技巧

第一讲机关公文的格式和行文规则

目前人们习惯上理解的公文分为两大类:一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文;另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。我们这里主要是讨论行政机关的通用公文处理问题。

行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

行政机关的公文具体包括哪些种类呢?

根据国务院2000年8月发布的 国家行政机关公文处理办法 规定,共有十三类,十四种。

一、公文的格式

根据规定,公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。一份完整的公文,我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。

(一)文头部分。位于公文首页上端,一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。注意:发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写,不能把 1997 写成 97 ,让人误解为 1097 或 2097 等;括号要用六角括号 “” ,而不是 () 或 [] ;机密以上的公文要印文件份数序号;一般上行文需要标注签发人姓名。

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