办公室实务

《办公室实务》重点、难点辅导

第一章和第二章、办公室和文员实务概述

（一）、办公室实务概述

1、 办公室的含义与职能

（1）、办公室的含义

第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。第二、是指某一类职业人员的办公场所。第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。第四、某种专门的独立的工作机构。 本书述及的办公室为第三种含义

（2）、办公室的职能与特征

办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。特征：服务性\\分散性\\专业性\主动性\\繁杂性

2、 办公室实务的范围和内容

办公室实务,就是指办公室的工作事务和操作实务、.我国办公室实务的主要内容、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容、我国外资、合资企业办公实务主要的内容

3、 办公室环境的布置和管理

（1）、办公室环境布置的目的：1、创造舒适而又工作效率高的环境2、塑造组织形象3、建立挡驾制度4、有利于保密工作

（2）、办公室环境布置的内容与要求

（3）、办公室的整理

4、 办公器械的使用

信息社会的办公器械、传真机的使用、复印机的使用、录音机的使用、投影机的使用

5、 办公用品的准备

熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类、订购和储备办公用品：办公室零用现金管理、建立零星收支基金、用零用现金付账、补充基金、严格认真对待零用现金的管理

（二）、文员实务

1、 文员的工作顺序

文员工作指导思想

文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助的启示。只要按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。 按照“优先顺序”处理工作

第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准 第二阶段：其次以紧急程度为标准

第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。

2、 文员管理时间、费用的方法

文员要管理好自己的时间、成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快。

文员要学会节约开支、文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费是每个文员都要领追求的目标。

3、 文员的工作方法

请示方法与报告方法、计划方法和总结方法、受意方法、传达方法、进言方法、变通方法和挡驾方法、分工方法与合作方法

电话电子通讯

（一）电话接打

1、电话的类型：按照通话的要求分，的保密电话和普通电话。

按照通话的距离分,有内部电话、市内电话和长途电话。

按照通话内容分，有通用电话和专线电话。（文秘人员接触的专线电话有以下几种：市长电话、举报电话、监督电话、投诉电话）。