财务档案管理制度

财务档案管理制度

六、会计档案的装订和保管

会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

（一）会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

（二）会计凭证装订时的要求：

(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

(3)装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项：

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

(四)会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（五）档案保管期限

（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年

（4）明细账、总账、辅助账 15年

（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

（6）主要财务指标报表（包括文字分析） 3年

（7）月、季度会计报表（包括文字分析） 5年

（8）年度会计报表（包括文字分析） 永久

（9）会计档案保管清册及销毁清册永久

（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久

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